Kamis, 27 Juni 2013


Surat Menyurat


A. Pengertian Surat Menyurat

Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985). 

Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
 Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. Fungsi dan Penggolongan Surat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :

a. Menurut wujud surat : 

 1. kartu pos
 2. warkat pos
 3. surat bersampul
 4. nota
 5. telegram
 6. surat pengantar

b. Menurut tujuan surat :

 1. surat pemberitahuan
 2. surat perintah
 3. surat permintaan/permohonan
 4. surat panggilan/teguran
 5. surat peringatan
 6. surat keputusan
 7. surat perjanjian
 8. surat laporan
 9. surat pesanan
 10. surat penawaran

c. Menurut sifat isi dan asal surat :

 1. surat dinas :

Ciri-ciri surat dinas:

- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat format surat tertentu

2. surat niaga : Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.  Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

 3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi) :


Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
- Format surat bebas

d. Menurut jumlah penerima surat :

 1. surat biasa
 2. surat edaran
 3. surat pengumuman

e. Menurut keamanan isi surat :

 1. surat sangat rahasia
 2. surat segera
 3. surat biasa

f. Menurut prosedur pengurus surat :

 1. surat masuk
 2. surat keluar

g. Menurut jangkauan surat :

 1. surat intern
 2. surat ekstern

Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu, yaitu:

1. Siapa yang mengirim

a. surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.
b. Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti; oleh perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.

2. Aktivitas yang dikandung dalam surat



3. Wujud surat.

C. Susunan dan Tata Tertib Surat

Dalam bukunya Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Drs. A. W Widjaya mengemukakan, bahwa pada dasarnya susunan dan tata tertib surat adalah sebagai berikut :

 a. Kepala surat
 b. Tempat dan tanggal surat
 c. Nomor surat
 d. Lampiran surat
 e. Perihal
 f. Alamat surat
 g. Salam pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
 h. Kalimat pembuka surat
 i. Isi surat
 j. Salam penutup
 k. Tembusan surat
 l. Initial surat

Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :

 a. paragrap pembuka
 b. paragrap uraian isi
 c. paragrap penutup

D. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya

Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah bermacam-macam model surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha.
 Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :

 a. Surat Lurus (Block Style)
 b. Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
 c. Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
 d. Surat Lekuk (Indented Style)
 e. Surat Resmi (Official Style)
 f. Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
 g. Surat Sederhana (Simplified Style)

Setiap badan usaha menggunakan bentuk surat sesuai dengan selera masing-masing sesuai dengan kegemaran, kepantasan dan kebiasaannya.

Persiapan dalam Mempergunakan Sarana Hubungan dengan Surat
 Selanjutnya masih dalam buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan secara singkat dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan beberapa persiapan dan kegiatan, antara lain :

a. Bahan-bahan dan alat-alat tulis:  Kegiatan memersiapkan segala alat-alat dan perlenglapan yang diperlukan.
b. Membuat konsep surat  : Kegiatan membuat konsep surat untuk dikirim dan membuat konsep surat sebagai balasan surat yang masuk.
c. Pengetikan : Menyangkut bentuk dan etika surat; bersih, rapi, dan pengetikannya jelas.
d. Pentaklikan surat
Kegiatan ini biasanya dilaksanakan sesudah surat itu di tik, kemudian dibaca kembali dengan teliti agar tidak terdapat kesalahan setelah surat tersebut ditandatangani.
e. Pengiriman surat / ekspedisi
 Kegiatan ini meliputi penyampulan surat, memberikan tanda cap, penomoran surat dan penyampaian (pengiriman) surat kepada alamat yang dituju.
 Sebagai catatan, pada sampul surat dapat dibubuhi tanda RAHASIA, SEGERA, KILAT KHUSUS, BEBAS DARI BEA (BDB), TERDAFTAR, TERCATAT, POS UDARA, DLL.
 f. Penyimpanan Surat
 Penyimpanan surat ini disebut kearsipan. Surat-surat yang dibuat dan dikirim perlu ada pertinggal sebagai arsip. Penyimpanan dengan suatu sistem dengan pembahasan tersendiri yang tidak akan dibahas dalam laporan ini lebih lanjut. Hanya maksudnya agar surat dan warkat yang disimpan dengan segera dapat ditemukan kembali bila diperlukan.

E. Pengaturan Surat Menyurat
 Dalam bagian ini tidak akan dibicarakan bagaimana menyusun/menulis surat yang baik. Bagian ini akan menerangkan perjalanan surat atau cara mengatur proses surat menyurat pada suatu perusahaan secara teoritis.

E.1. Pengaturan Surat Masuk
 Surat diterima oleh suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang kurir, harus diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.
 Menurut Drs. E. Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah sebagai berikut ;
 1. Pemilihan pendahuluan/presorting
 2. Pembukaan sampul/opening the envelope
 3. Pemeriksaan serta pemberian tanda terima/dating
 4. Penelitian banyaknya lampiran/checking the enclosures
 5. Pemisahan/sorting
 6. Penyelesaian Surat/routing
 7. Penyerahan surat untuk di proses/distribution.

Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :
 1. Prosedur Buku Agenda
 a. buku agenda (berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya kronologis).
 Format Buku Agenda
 No. Tanggal No. Surat Perihal Pengirim Kelompok

b. buku ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang).

2. Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan).
 3. Prosedur Tata Naskah (disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan administrasi di dalm memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).
 Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti telah dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas lebih lanjut lagi.

E.2. Pengaturan Surat Keluar
 Untuk pengurusan surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya juga diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan surat biasa.

Secara ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :
 1. Membuat konsep surat
 2. Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan
 3. Surat di tik oleh satuan unit pengolah
 4. Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan
 5. Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
 6. Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit pengolah
 7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.



Contoh CV sederhana : 


CURRICULUM VITAE (CV)
Daftar Pribadi

Nama                                       : Aditya Christianto
Jenis Kelamin                          : Laki-laki
Tempat & tgl. Lahir                : Jakarta, 11-11-1992
Asal Universitas Sekarang      : Universitas Gunadarma
Asal Fakultas/Jurusan             : Ekonomi/Manajemen
Kewarganegaraan                   : Warga Negara Indonesia
Status Perkawinan                  : Belum Menikah
Tinggi, berat badan                 : 170 cm, 53 kg
Hobi                                        : Musik, Menulis, dan Olahraga
Kesehatan                               : Sangat Baik
Agama                                     : Kristen Katholik
Alamat Lengkap                     : Jl. Permata Rt: 007/005 No : 42. Kelurahan : Kebon Pala.
  Kecamatan : Makasar. Cawang III
Telepon/HP                             : (021) – 98522492, HP : 08999156010
Email                                       : aditya_crosmogear@yahoo.co.id
Blogspot                                  : adityacrosmogear.blogspot.com


Pendidikan

Formal
            1998 – 2004    : SD Negeri Kebon Pala 05 Jakarta
            2004 – 2007    : SMP Negeri 214 Jakarta
            2007 – 2010    : SMA Angkasa I Jakarta
            2010 – 2011    : Program Profesi Komputer Akuntansi P2M Universitas Indonesia Jakarta
            2010 – 2014    : Program Sarjana Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Universitas
  Gunadarma Jakarta

Non Formal
(Seminar, Workshop, dan Kursus)
Agustus 2010 – Juni 2011      : Kompetisi Nasional Pasar Modal 2011
            July 2011                                 : Securities Technical Analysis
            Oktober 2011                          : Sertifikat Lisensi Keagenan (Asosiasi Asuransi Jiwa
Indonesia
            Februari 2012                          : Entrepreneur Through Web
            Oktober 2012                          : (“Make A High Class Design With Photoshop”)
            Oktober 2012                          : “System Outsourcing dan Kontrak Kerja Dalam Dunia
Kerja, Solusi atau Masalah?”
April 2013                               : “Golden Ways to be The Best Young Entrepreneur”
            Oktober 2013                          : “Scholarship Seeded to Improve Human Resource in
Indonesia”
            Maret 2014                              : “Company Visit – Mien R. Uno Foundation”
            Maret 2014                              : Diskusi Entrepreneurship Chairul Tanjung &
Joko Widodo
                      
Pengalaman Beroganisasi
          2004    : Basketball
            2008    : Futsal
          2013    : Panitia Hari Pangan Sedunia (HPS) sebagai seksi acara
            2013    : Panitia Hari Raya Kemerdekaan Republik Indonesia sebagai seksi acara
            2013    : Karate Club

Kemampuan/Skill
·         Kemampuan Mengoperasikan Komputer (Ms Word, Ms Excel, Ms Power Point, Internet)
·         Kemampuan Softskill (Menulis di Blog)


Daftar Pribad





Rabu, 05 Juni 2013


Jam Kerja Organ Tubuh Manusia



LAMBUNG
Jam 07.00 - 09.00
Jam piket organ lambung sedang kuat, sebaiknya sobat makan pagi untuk proses pembentukan energi tubuh sepanjang hari. Kalo mau minum jus atau ramuan sebaiknya sebelum sobat sarapan pagi karena perut masih kosong, sehingga zat yang berguna segera terserap tubuh.

LIMPA
Jam 09.00 - 11.00
Jam piket organ limpa kuat, dalam mentransportasi cairan nutrisi untuk energi pertumbuhan kita. Klo biasanya jam segini sobat ngantuk, berarti fungsi limpanya lemah. Kurangi konsumsi gula, lemak, minyak dan protein hewani.

JANTUNG
Jam 11.00 - 13.00
Jam piket organ jantung kuat, sobat harus istirahat, hindari panas dan olah fisik , ambisi dan emosi terutama pada penderita gangguan pembuluh darah.

HATI
Jam 13.00 - 15.00
Jam piket organ hati lemah, bila sobat tidur, darah merah berkumpul dalam organ hati dan terjadi proses regenerasi sel-sel hati. Apabila fungsi hati kuat maka tubuh kuat untuk menangkal...."SEMUA PENYAKIT" cayooo!!

PARU-PARU
Jam 15.00 - 17.00
Jam piket organ paru-paru lemah, diperlukan istirahat, tidur untuk proses pembuangan racun dan proses pembentukan energi paru-paru.

GINJAL
Jam 17.00 - 19.00
Jam piket organ ginjal kuat, sebaiknya digunakan untuk belajar karena terjadi proses pembentukan sumsum tulang dan otak serta kecerdasan. (ngeblog juga boleh...)

LAMBUNG
Jam 19.00 - 21.00
Jam piket organ lambung lemah sebaiknya sobat tidak mengkonsumsi makanan yang sulit dicerna atau lama dicerna atau lebih baik sudah berhenti makan daaah...

LIMPA
Jam 21.00 - 23.00
Jam piket organ limpa lemah, terjadi proses pembuangan racun dan proses regenerasi sel limpa. Sebaiknya istirahat sambil mendengarkan musik yang menenangkan jiwa (bukan musik yang mengganggu jiwa hehe), untuk meningkatkan imunitas.

 JANTUNG
Jam 23.00 - 01.00
Jam piket organ jantung lemah. Sebaiknya sudah beristirahat tidur, apabila masih terus bekerja atau begadang dapat melemahkan fungsi jantung (wah...agak sulit ne, soalnya jam segini koneksi internetkan lancar huuuffft..tp harus dicoba dulu)

 HATI
Jam 01.00 - 03.00
Jam piket organ hati kuat. Terjadi proses pembuangan racun/limbah hasil metabolisme tubuh. Apabila ada gangguan fungsi hati tercermin pada kotoran dan gangguan mata. Apabila ada luka dalam akan terasa nyeri.

PARU-PARU
Jam 03.00 - 05.00
Jam piket organ paru-paru kuat, terjadi proses pembuangan limbah/racun pada organ paru-paru, apabila terjadi batuk, bersin-bersin dan berkeringat menandakan adanya gangguan fungsi paru-paru. Sebaiknya digunakan untuk olah nafas untuk mendapatkan energi paru yang sehat dan kuat.

 USUS BESAR
Jam 05.00 - 07.00
Jam piket organ usus besar kuat, sebaiknya biasakan BAB secara teratur.

Semoga bermanfaat...Good Luck!!

Sumber :





Otak Lebih Tajam Dengan 5 Nutrisi Ini

Jakarta, Mengonsumsi makanan atau minuman tertentu diketahui dapat membantu meningkatkan memori dan fungsi otak. Seiring peningkatan tersebut, kemampuan Anda untuk belajar dan menjadi lebih pintar pun akan meningkat.

Berikut 5 makanan dan minuman yang dapat membantu proses belajar Anda, seperti dikutip dari Times of India, Kamis (6/6/2013):

1. Ikan-ikanan
Masalah umum yang beberapa orang hadapi saat ini adalah mengingat tugas sehari-hari yang sederhana. Jika Anda termasuk orang yang ingin meningkatkan kemampuan mengingat, masukkan ikan dalam menu makanan Anda sehari-hari.

Para ahli mengungkapkan bahwa asam lemak omega-3 yang ditemukan dalam ikan-ikanan seperti ikan sarden, salmon, dan makarel, sangat baik untuk kesehatan secara keseluruhan, terutama untuk otak. Sertakan porsi ikan dalam menu makan Anda setidaknya 2 kali seminggu untuk mencegah sering lupa.

2. Sayur-sayuran
Meskipun tidak terlalu disukai oleh sebagian besar orang, penelitian mengungkapkan bahwa sayuran sangat baik untuk otak. Bayam dan brokoli tinggi akan antioksidan seperti vitamin C dan beta-karoten. Keduanya dikenal sehat untuk tubuh. Selain itu, bayam dan brokoli juga mengandung folat yang dikenal mampu meningkatkan kecepatan otak dalam menerima informasi dan mengingatnya.

3. Telur
Telur banyak mengandung mineral dan vitamin, sehingga menjadikannya sebagai salah satu makanan yang baik bagi otak. Telur juga kaya akan zat besi, yodium, dan vitamin B12. Zat besi berfungsi untuk menciptakan sel darah merah, sedangkan sel darah merah ini membawa oksigen ke otak. Dengan begitu, memasukkan telur dalam menu makanan akan membuat Anda lebih waspada. Selain itu, yodium yang juga terkandung di dalam telur juga dikenal meningkatkan kemampuan otak untuk memecahkan masalah.

4. Teh hijau
Tahukah Anda bahwa otak terdiri dari hampir 80 persen air? Ini berarti Anda harus tetap terhidrasi agar otak dapat berfungsi dengan baik. Selain minum minimal 8 gelas per hari, Anda juga bisa sempatkan diri untuk minum secangkir teh hijau setiap hari. Para peneliti mengungkapkan bahwa teh hijau dapat meningkatkan kewaspadaan mental dan memori, sementara antioksidan di dalamnya mengurangi risiko demensia.

5. Cokelat
Cokelat kaya akan flavonoid, sebuah zat kimia yang dapat meningkatkan kerja otak. Mengonsumsi cokelat hitam atau dark chocolate diketahui dapat meningkatkan keterampilan kognitif. Para ahli menambahkan bahwa flavonoid juga dapat mengaktifkan pembentukan neuron baru di otak, sehingga memori baru dapat dibentuk dan meningkatkan aliran darah ke otak.
Sumber :




Popular Posts

Recent Posts

Text Widget

Pages

Total Tayangan Halaman

Gunadarma University

Gunadarma University
Home Site Gunadarma

Blogger news

Rraka-Melupakanmu

ADITYA CHRISTIANTO

Diberdayakan oleh Blogger.

Pengikut

Popular Posts