07.27
Surat Menyurat
A. Pengertian Surat Menyurat
Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan
:
Surat merupakan alat
komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang
sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang
bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat
sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama
pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk
membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa
surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi
hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka
kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
B. Fungsi dan Penggolongan Surat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi
dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti
tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila
terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang
mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat :
berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis :
berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi
pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi :
surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari
organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat
juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si
mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi
sebagai berikut :
a. Menurut wujud
surat :
1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar
b. Menurut tujuan surat :
1. surat
pemberitahuan
2. surat perintah
3. surat
permintaan/permohonan
4. surat
panggilan/teguran
5. surat peringatan
6. surat keputusan
7. surat perjanjian
8. surat laporan
9. surat pesanan
10. surat penawaran
c. Menurut sifat isi dan asal surat :
1. surat dinas :
Ciri-ciri surat dinas:
- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat
surat format surat tertentu
2. surat niaga : Surat
niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas
surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga
internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan
surat penawaran dan surat penagihan.
3. surat pribadi
(bersifat kekeluargaan dan resmi) :
Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
- Format surat bebas
d. Menurut jumlah penerima surat :
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman
e. Menurut keamanan isi surat :
1. surat sangat
rahasia
2. surat segera
3. surat biasa
f. Menurut prosedur pengurus surat :
1. surat masuk
2. surat keluar
g. Menurut jangkauan surat :
1. surat intern
2. surat ekstern
Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar
Kesekretariatan dan Kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan
menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu, yaitu:
1. Siapa yang
mengirim
a. surat
pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.
b. Surat dinas
pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
c. Surat dinas
swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti;
oleh perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.
2. Aktivitas yang
dikandung dalam surat
3. Wujud surat.
C. Susunan dan Tata Tertib Surat
Dalam bukunya Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Drs.
A. W Widjaya mengemukakan, bahwa pada dasarnya susunan dan tata tertib surat
adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat
b. Tempat dan tanggal
surat
c. Nomor surat
d. Lampiran surat
e. Perihal
f. Alamat surat
g. Salam pembukaan
(kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
h. Kalimat pembuka
surat
i. Isi surat
j. Salam penutup
k. Tembusan surat
l. Initial surat
Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :
a. paragrap pembuka
b. paragrap uraian
isi
c. paragrap penutup
D. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya
Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk
maksud tersebut, maka muncullah bermacam-macam model surat sesuai dengan
effisiensi bidang tata usaha.
Adapun surat menurut
bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :
a. Surat Lurus (Block
Style)
b. Surat Setengah
Lurus (Semi Block Style)
c. Surat Lurus Penuh
(Full Block Style)
d. Surat Lekuk
(Indented Style)
e. Surat Resmi
(Official Style)
f. Surat Alinea
Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Surat Sederhana
(Simplified Style)
Setiap badan usaha menggunakan bentuk surat sesuai dengan
selera masing-masing sesuai dengan kegemaran, kepantasan dan kebiasaannya.
Persiapan dalam Mempergunakan Sarana Hubungan dengan Surat
Selanjutnya masih
dalam buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan secara
singkat dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan
beberapa persiapan dan kegiatan, antara lain :
a. Bahan-bahan dan
alat-alat tulis: Kegiatan memersiapkan segala alat-alat dan perlenglapan yang diperlukan.
b. Membuat konsep
surat : Kegiatan membuat
konsep surat untuk dikirim dan membuat konsep surat sebagai balasan surat yang
masuk.
c. Pengetikan : Menyangkut bentuk dan
etika surat; bersih, rapi, dan pengetikannya jelas.
d. Pentaklikan surat
Kegiatan ini biasanya
dilaksanakan sesudah surat itu di tik, kemudian dibaca kembali dengan teliti
agar tidak terdapat kesalahan setelah surat tersebut ditandatangani.
e. Pengiriman surat /
ekspedisi
Kegiatan ini meliputi
penyampulan surat, memberikan tanda cap, penomoran surat dan penyampaian
(pengiriman) surat kepada alamat yang dituju.
Sebagai catatan, pada
sampul surat dapat dibubuhi tanda RAHASIA, SEGERA, KILAT KHUSUS, BEBAS DARI BEA
(BDB), TERDAFTAR, TERCATAT, POS UDARA, DLL.
f. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat ini
disebut kearsipan. Surat-surat yang dibuat dan dikirim perlu ada pertinggal
sebagai arsip. Penyimpanan dengan suatu sistem dengan pembahasan tersendiri
yang tidak akan dibahas dalam laporan ini lebih lanjut. Hanya maksudnya agar
surat dan warkat yang disimpan dengan segera dapat ditemukan kembali bila
diperlukan.
E. Pengaturan Surat Menyurat
Dalam bagian ini
tidak akan dibicarakan bagaimana menyusun/menulis surat yang baik. Bagian ini
akan menerangkan perjalanan surat atau cara mengatur proses surat menyurat pada
suatu perusahaan secara teoritis.
E.1. Pengaturan Surat Masuk
Surat diterima oleh
suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang kurir, harus
diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.
Menurut Drs. E.
Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah sebagai
berikut ;
1. Pemilihan
pendahuluan/presorting
2. Pembukaan
sampul/opening the envelope
3. Pemeriksaan serta
pemberian tanda terima/dating
4. Penelitian
banyaknya lampiran/checking the enclosures
5. Pemisahan/sorting
6. Penyelesaian
Surat/routing
7. Penyerahan surat
untuk di proses/distribution.
Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam
pencatatan dan pendistribusian surat untuk mengawasi lalu lintas surat masuk
dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :
1. Prosedur Buku
Agenda
a. buku agenda
(berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya
kronologis).
Format Buku Agenda
No. Tanggal No. Surat
Perihal Pengirim Kelompok
b. buku ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda
buktipenerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang).
2. Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan
pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan).
3. Prosedur Tata
Naskah (disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan administrasi
di dalm memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai
segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu
berkas).
Tahap akhir dari
proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti telah
dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan
dibahas lebih lanjut lagi.
E.2. Pengaturan Surat Keluar
Untuk pengurusan
surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya juga
diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan
surat biasa.
Secara ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :
1. Membuat konsep
surat
3. Surat di tik oleh
satuan unit pengolah
4. Surat yang siap
dikirim ditandatangani oleh pimpinan
5. Surat oleh
pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
6. Lembar I ditinggal
pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit
pengolah
7. Setelah
ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke
unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli
surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.
Contoh CV sederhana :
CURRICULUM VITAE (CV)
Daftar Pribadi
Nama : Aditya Christianto
Jenis
Kelamin : Laki-laki
Tempat
& tgl. Lahir : Jakarta, 11-11-1992
Asal
Universitas Sekarang : Universitas
Gunadarma
Asal
Fakultas/Jurusan : Ekonomi/Manajemen
Kewarganegaraan
: Warga Negara Indonesia
Status
Perkawinan : Belum Menikah
Tinggi,
berat badan : 170 cm, 53 kg
Hobi : Musik,
Menulis, dan Olahraga
Kesehatan : Sangat Baik
Agama : Kristen Katholik
Alamat
Lengkap : Jl. Permata Rt: 007/005 No : 42. Kelurahan : Kebon
Pala.
Kecamatan : Makasar. Cawang III
Telepon/HP : (021) – 98522492, HP : 08999156010
Blogspot :
adityacrosmogear.blogspot.com
Pendidikan
Formal
1998 – 2004 : SD Negeri Kebon Pala 05 Jakarta
2004 – 2007 : SMP Negeri 214 Jakarta
2007 – 2010 : SMA Angkasa I Jakarta
2010 – 2011 : Program Profesi Komputer Akuntansi P2M Universitas Indonesia Jakarta
2010 – 2014 : Program Sarjana Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Universitas
Gunadarma Jakarta
Non Formal
(Seminar, Workshop, dan Kursus)
Agustus 2010 – Juni 2011 :
Kompetisi Nasional Pasar Modal 2011
July 2011 : Securities Technical Analysis
Oktober 2011 : Sertifikat Lisensi Keagenan (Asosiasi Asuransi
Jiwa
Indonesia
Februari 2012 : Entrepreneur Through Web
Oktober 2012 : (“Make
A High Class Design With Photoshop”)
Oktober 2012 : “System
Outsourcing dan Kontrak Kerja Dalam Dunia
Kerja,
Solusi atau Masalah?”
April 2013 :
“Golden Ways to be The Best Young
Entrepreneur”
Oktober 2013 : “Scholarship
Seeded to Improve Human Resource in
Indonesia”
Maret 2014 : “Company
Visit – Mien R. Uno Foundation”
Maret 2014 : Diskusi Entrepreneurship Chairul
Tanjung &
Joko Widodo
Pengalaman
Beroganisasi
2004 : Basketball
2008 : Futsal
2013 : Panitia Hari Pangan Sedunia (HPS) sebagai seksi
acara
2013 : Panitia Hari Raya Kemerdekaan Republik
Indonesia sebagai seksi acara
2013 : Karate Club
Kemampuan/Skill
·
Kemampuan Mengoperasikan Komputer (Ms
Word, Ms Excel, Ms Power Point, Internet)
·
Kemampuan Softskill (Menulis di Blog)
Sumber tulisan dan gambar :
- https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhLphFuAUskGfiY45khu4E4HhaZoccMrA0kLknS-obhiu1kXNgB2_M37VwEIdlnCYD4Q05dKHzql4OtvTc476Wh3fcRtW8Bp_EAby413Y6z_o5QTuM5t4zLv5PAXTxA2lr0gWCYDGCfchU/s320/TULIS+SURAT.jpg
- http://wiharsono.wordpress.com/2011/02/28/arti-surat-menyurat/
- http://id.wikipedia.org/wiki/Surat
- http://stat.ks.kidsklik.com/statics/files/2013/03/136258151521397023.jpg
